Przespałem się z tematem i sprawa mi jeszcze gorzej pachnie niż wieczorem ;-). Zobaczcie jaka jest procedura przygotowania i rozliczenia wyjazdu na uczelni (jest dość skomplikowana jak zresztą wszystko):
- Pracownicy przygotowują harmonogram wyjazdu służbowego, wraz z szeregiem innych dokumentów opisujących konferencje i innych papierów uzasadniających potrzebę wyjazdu i czasu jego trwania a także źródeł finansowania. Należy zaznaczyć, że mówimy tu wyłącznie o propozycji wyjazdu, bo pracownik, może tylko złożyć wniosek o wyjazd (PRACOWNIK NIE PODEJMUJE W KWESTII WYJAZDU ŻADNYCH DECYZJI).
- Dziekan, albo osoba przez niego wyznaczona (zwykle prodziekan ds. nauki) przegląda dokumenty przygotowane przez pracownika (pracowników) i daje zezwolenie na wyjazd służbowy. W tym momencie podjęta jest wstępna decyzja o wyjeździe.
- Papiery idą do pionu kanclerza i tam są ponownie weryfikowane. Zwracam uwagę, że papiery w pionie kanclerza są ponownie weryfikowane merytorycznie. Zdarza się, że konieczne na tym etapie jest dosłanie dodatkowych dokumentów uzasadniających potrzebę wyjazdu (papiery o konferencji, jakieś harmonogramy itp.). Po pozytywnej weryfikacji kupowane są przez uczelnie bilety lotnicze i dokonywana jest opłata konferencyjna. Na tym etapie mówimy już o nakazie wyjazdu służbowego. W przypadku jakby jakiś pracownik nie pojechał na opłaconą konferencje musiałby oddać wszystkie wydatki poczynione przez uczelnie. Na wniosek pracownika uczelnia może dać mu również zaliczkę na wyjazd.
- Pracownicy jadą na konferencję. Wszystkie koszty zebrane podczas wyjazdu dokumentują (rachunki, faktury itp.).
- Po powrocie rozliczają się biblioteką z materiałów konferencyjnych, a następnie wszystkie poniesione koszty zestawiają i sprawa wraca (chyba też poprzez Dziekana) do pionu kanclerza. Tam jest dokonywana analiza i rozliczenie dokumentów. Oczywiście na tym etapie zwykle konieczne jest uzupełnianie różnych papierów.
- Po pozytywnym rozliczeniu przez pion kanclerza wszystkich dokumentów związanych z wyjazdem, ostatecznie delegacja zostaje zatwierdzana przez Rektora lub osobę przez niego wskazaną (zwykle prorektora ds. nauki) i delegacja zostaje zatwierdzona. Podkreślam, że zwykle dopiero w tym momencie koszty poniesione przez pracowników podczas delegacji są przelewane im z powrotem na konta bankowe.
TERAZ WNIOSEK KOŃCOWY:
Załóżmy, że rzeczywiście panowie profesorowie w sposób nieuzasadniony przedłużali swój pobyt na wyjazdach i spędzali go turystycznie (tego nie przesądzam, tylko robię takie założenie). Więcej - załóżmy, że celem zatwierdzonego wyjazdu służbowego byłby lot rakietą SpaceX, promem Columbia (tu trochę za późno) lub czymkolwiek innym.
To nie oni ponoszą za odpowiedzialność za ten wyjazd, bo to nie oni podjęli decyzję o tym wyjeździe i czasie jego trwania (oni mogli złożyć wyłącznie wniosek o delegację)...
Decyzje w sprawach wyjazdu podejmuje: Dziekan (lub odpowiedni prodziekan), Pion Kanclerza (Kaclerz/Kwestor) i ostatecznie JM Rektor (lub odpowiedni prorektor).
Dlatego dyskusje nad szczegółami wyjazdów (1 dzień za wcześnie/za późno itp.) uważam za zupełnie jałową… Jedyny trafny zarzut w kierunku pracowników, jaki mógłby się pojawić w tym sporze to zarzut potwierdzania nieprawdy w sprawie czasu trwania tych konferencji itp. (który spowodowałby błędne podjęcie decyzji przez zarząd uczelni), ale takiego zarzutu w raporcie nie ma...
Na razie wygląda na to, że Zarząd Uczelni jednostronnie ukarał pracowników za (wskazane przez Audytora) uchybienia obciążające jednostronnie Zarząd Uczelni... ;-)
Fot. Politechnika Opolska
